الاعمال الاداريه

1- الأعمال المالية

2- الأعمال المخزنية

3- أعمال شئون الطلبة

4- أعمال شئون العاملين

5- الأعمال الإداريةأولا: الأعمال المالية


ويقوم بها سكرتير المدرسة ومن أهم هذه الأعمال:

1- السلف المستديمة والمؤقتة

2- تحصيل الرسوم المدرسية من الطلبة وتوريدها أولا بأول للبنك أو البريد وإطلاع مدير المدرسة علي إيصالات الإيداع

3- توريد الأنصبة المقررة إلي حساباتها بالبنوك المختلفة بالنسب التي تقررها نشرة الرسوم المدرسية

4- الإيداع والسحب بحساب المدرسة

5- العمل بالدفاتر المالية ذات القيمة 123 ت0ع 33ع0ح 37 ع0ح

6- امساك دفتري 20، 22 الخاص بحسابات المدرسة

7- حفظ مستندات الصرف الخاص بالأنشطة وتنظميها

8- صرف مرتبات وأجور العاملين بالمدرسة

9- خاتم شعارا لجمهورية

10- تولي مسئولية خزينة المدرسة وحفظ النقدية والدفاتر المالية ذات القيمة بها

11- مسك حساب رأس المال بالمدارس الصناعية والزراعيةأنواع المتحصلات بالمدارس


تنقسم المتحصلات بالدارس إلي نوعين

1- المتحصلات الأميرية :- وهي المبالغ التي تورد لخزينة الدولة وهي علي سبيل المثال : الدمغات - ثمن بيع الشهادات الدراسية – رسوم التقدم للامتحانات العامة – ثمن بيع العهد المستهلكة – الضرائب علي فواتير المشتريات – ثمن بيع الثمار – ومنتجات المدارس 00000الخ0 وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 33ع0ح إلي خزينة الدولة

2- المتحصلات غير الأميرية :- وهي المتحصلات الخاصة بالمدرسة وتورد إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد وهي علي سبيل المثال : رسوم مجلي الآباء – الحوادث – المعامل – الأنشطة – تأمين العدد لطلبة المنازل بالتعليم الفني – أموال مشروع رأس المال الدائم بالتعليم الفني 000000 الخ وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 123 ت0ع إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريدالدفتر والسجلات المالية


أولا :- الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح

من أهم الدفاتر وأكثرها استخداما بالمدارس الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح ونظرا لأهمية هذين الدفترين سنتحدث غليهما بشي من التفصيل :-

أ‌- يستخدم دفتر 123 ت0ع لتحصيل الأموال الغير أميرية وهو يتكون من فسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورة الأصل وهي القسيمة البيضاء تبقي ثابتة بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع

ب‌- يستخدم دفتر 33ح0ع لتحصيل الأموال الأميرية وهو يتكون من أقسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورتين الأصل وهي القسيمة البيضاء وتبقي بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع بينما الصورة الزرقاء ترسل مع علم الخير والمستندات إلي الحسابات بالإدارة للتسوية

ت‌- يجب ختم جميع القسائم بخاتم شعار الجمهورية الذي يحمل اسم المصلحة

ث‌- يجب عند استلام الدفتر فرز جميع قسائمه والتأكد من أن الدفتر سليم وخالي من الشوائب ويكتب علي ظهر أول قسيمة إقرار بذلك

ج‌- لا يجوز الكشط أو المحو في القسائم نهائيا وفي حالة الخطأ يشطب بخط خفيف باللون الأحمر ويتم تصحيح الخطأ باللون الأحمر ثم يوقع بجانبه السكرتير ومدير المدرسة

ح‌- مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة به ويجوز مد هذه المدة شهرين آخرين إذا دعت الضرورة بموجب مذكرة معتمدة من مدير المدرسة ولا يجوز استعمال الدفتر بعد ذلك نهائيا وتلغي باقي قسائمه

خ‌- يستخدم الكربون ذو الوجهين في الدفاتر المالية

د‌- لا يجوز استخدام دفترين من نوع واحد في وقت واحد بالمدرسة

ذ‌- يكتب علي ظهر آخر قسيمة مستعملة بيانا يوضح المبلغ الإجمالي بالأرقام والحروف وانه محصل من القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 إلي القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 وتم توريده إلي بنك 00000 بالإيصال رقم 0000 بتاريخ 00000 ويوقع عليها السكرتير ومدير المدرسة

ر‌- إجراء المراجعة الحسابية للجمع والترحيل قبل التوريد حتي لا يتم التوريد بأقل أو أزيد من القيمة الصحيحة طبقا لتعليمات اللائحة المالية

الأخطاء الشائعة في استخدام الدفاتر المالية 123ت0ع 33ع0ح

1- عدم فرز جميع فسائم الدفتر عند استلامها والتأكد من سلامتها وخلوها من الشوائب

2- استخدام الدفتر أكثر من أربعة أشهر

3- عدم توريد المتحصلات في نفس تاريخ استخراج القسائم

4- استخدام أكثر من دفتر ( من نوع واحد ) في وقت واحد

5- عدم استخدام الكربون ذو الوجهين

6- عدم تلحيق القسائم أو الخطأ في الجمع عند تلحيق القسائم

7- الكشط أو المحو أو تغير بيانات بالقسائم بعد استخراجها

8- نزع أصول القسائم من الدفتر